Notícias

Quinta do Crasto aposta na solução iPortalDoc para optimização de processos

Quinta do Crasto aposta na solução iPortalDoc para optimização de processos

A Keyvalue assegurou a implementação da tecnologia que permite à Quinta do Crasto automatizar e simplificar processos administrativos e financeiros, através da digitalização de documentos e processos.

A Quinta do Crasto, empresa portuguesa produtora de vinhos do Douro, vinhos do Porto e Azeite, referenciada entre os 50 melhores vinhos do mundo por revistas como a Financial Times, adoptou a solução de Gestão Documental e Workflow iPortalDoc, implementada pela Keyvalue.
A escolha deste tipo de solução tem como principais objectivos a agilização do processo de gestão de correspondência, aprovação de documentos financeiros e integração com o ERP Primavera.

A Quinta do Crasto possui escritórios no Porto e na região do Douro. Existem documentos e processos próprios de cada escritório e outros que são partilhados e executados por funcionários em ambos os locais. A implementação desta ferramenta permitiu, por um lado, a organização dos documentos que são distintos – como é o caso da correspondência – e por outro, a agilização e optimização dos processos partilhados, através da implementação de workflows automáticos que permitem aos utilizadores e intervenientes de cada processo executarem as suas acções de forma simples e rápida – acedendo ao iPortalDoc num web browser em qualquer parte do mundo.
Com a adopção do iPortalDoc, eliminou-se a circulação de papel e potenciais perdas. A aprovação dos documentos financeiros ficou bastante facilitada, ao permitir executar acções independentemente do local físico e dispositivo de acesso.
Este processo, antes da implementação, implicava a presença física dos administradores nos escritórios, que aprovavam os documentos que se iam acumulando na secretária. Demorava horas devido ao volume de documentos e atrasava os processos devido ao tempo que estavam fora do escritório. Agora, à distância de um clique, podem fazê-lo de uma forma rápida e cómoda.
Da mesma forma, a pesquisa e consulta dos documentos de ambos os escritórios, assim como todas as acções associadas pode ser efectuada de forma rápida e eficaz.

O investimento realizado pela Quinta do Crasto traduziu-se, a curto prazo, numa melhoria substancial no acesso e partilha de documentos na organização, maior rapidez e eficácia no processo de aprovação de documentos, redução de custos com papel e tempo gasto em tarefas redundantes e que não acrescentavam valor ao negócio.
A solução permite uma maior fiabilidade e segurança da informação, ao garantir a gestão e monitorização do ciclo de vida dos documentos da organização.

Tal como revela Justino Soares, Director Financeiro da Quinta do Crasto:
“A implementação o IPORTALDOC é o nosso mais recente desafio. Trata-se de uma alteração relevante em termos organizacionais que vai exigir um esforço adicional numa primeira fase por parte de todos os utilizadores no sentido de se adaptarem a uma nova metodologia de trabalho ao nível dos processos implementados. Contudo, é um esforço que será rapidamente mitigado pelas grandes vantagens para a Empresa em geral, e para os próprios utilizadores em particular, tais como:

As acções são executadas de acordo com a disponibilidade dos utilizadores (de acordo com prazos previamente definidos) e de forma independente do local onde se encontrem, rentabilizando assim as ferramentas de trabalho ao dispor dos colaboradores e aumentando a sua produtividade;

Os documentos ficam disponíveis para consulta a qualquer momento
Um documento poderá dar entrada, ser encaminhado, validado, aprovado e contabilizado no mesmo dia em que chegou à Empresa. Da mesma forma, uma carta recebida pode ser distribuída e lida de imediato pelo destinatário, agilizando desta forma os processos associados;

Poder-se-ão desencadear acções sobre determinados documentos/processos, permitindo desta forma um melhor acompanhamento de assuntos pendentes;

Poupanças significativas no dispêndio de recursos para consulta de documentos físicos. Este ponto é ainda mais relevante atendendo ao facto de termos em curso vários projectos de investimento que envolvem uma carga administrativa significativa (cópias de todos os documentos de compra).

Em conclusão, temos uma grande expectativa com esta nova ferramenta de trabalho que, em tão pouco tempo (quase de imediato), se tem relevado já de enorme utilidade. O interface amigável e a forma intuitiva como as acções são executadas (mérito da fase de análise de requisitos e implementação) foram também dois pontos críticos de sucesso na escolha da solução IPORTALDOC.” Acrescenta Justino Soares.

2016